Auf ein Glas mit… Angela Hartmann
13.06.2025
In dieser Ausgabe von „Auf ein Glas mit…“ begrüßen wir Angela Hartmann. Sie ist Digitalisierungsexpertin und Gründerin der Sayao GmbH - eine erfolgreiche Unternehmensberatung für Immobilienverwaltungen. Wir sprechen über die Ansätze ihrer Beratung und darüber, wie Sayao Unternehmen dabei unterstützt, die digitale Transformation zu meistern. Zudem gewährt sie uns einen kleinen persönlichen Einblick.
Pantaenius: Guten Tag, liebe Frau Hartmann. Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen und unser Gast sind. Sie waren auf einer Reise mit dem Wohnmobil durch Schottland. Was haben Sie mitgenommen und gibt es vielleicht ein neues Lieblingsgetränk, was wir bei unserem Interview „Auf ein Glas mit…“ probieren können?
Angela Hartmann: Schottland ist ein unglaublich abwechslungsreiches Land – mein Mann und ich waren besonders fasziniert von den Inseln, den Orkneys und den Äußeren Hebriden. Die raue, ursprüngliche Natur, die unmittelbare Nähe zum Meer und die entspannten, hilfsbereiten Menschen mit ihrer Offenheit für einen kleinen Plausch haben uns sehr beeindruckt.
An zwei Getränken kommt man in Schottland kaum vorbei: Bier und Whisky. Wir probieren auf Reisen gern lokale Brauereien aus – für unser Gespräch heute habe ich aber einen Whisky mitgebracht: einen Laphroaig. Für mich fängt er die Essenz der schottischen Inseln mit seiner markanten, torfigen Note perfekt ein.
Pantaenius: Mit Sayao haben Sie eine Unternehmensberatung für Immobilienverwalter mit maximalem Praxisbezug geschaffen. Was macht Ihre Beratung so praxisnah?
Angela Hartmann Die Sayao GmbH unterscheidet sich in zwei wesentlichen Punkten: durch ihren konsequenten Praxisbezug und eine Software-unabhängige Beratung. Ich war selbst 18 Jahre lang Vorstand meiner eigenen Immobilienverwaltung, die ich von meinen Eltern übernommen und konsequent digitalisiert habe – von einer papierlastigen Organisation hin zu einer modernen, digitalen Verwaltung. Vor zwei Jahren habe ich dieses „digitale Schmuckstück“ erfolgreich verkauft.
Ich kenne die Herausforderungen und Fallstricke der Branche also aus erster Hand – und genau das macht unsere Beratung so praxisnah. Darüber hinaus bringe ich durch meine Tätigkeit im Fachausschuss Digitalisierung der IHK München und Oberbayern einen branchenübergreifenden Blick mit, von dem unsere Kunden zusätzlich profitieren.
Pantaenius: Für welche Immobilienverwaltungen eignet sich die Beratung besonders und was macht Ihr Unternehmen bei den Coachings genau?
Angela Hartmann: Unsere Beratung eignet sich für alle Immobilienverwaltungen, die sich zukunftsfähig aufstellen möchten – unabhängig von Größe oder Ausgangslage. Auch Gründer begleiten wir regelmäßig. Der besondere Mehrwert liegt im unabhängigen Blick eines qualifizierten Dritten auf Prozesse, Strukturen und die bestehende Software-Landschaft.
Wichtig ist uns, dass Digitalisierung nicht als reines IT-Projekt verstanden wird. Digitale Transformation betrifft immer auch Strukturen, Prozesse, Software, Daten – und ebenso Emotionen und Verhaltensmuster.
Wir berücksichtigen alle diese Ebenen und begleiten unsere Kunden auf Wunsch über den gesamten Change-Prozess hinweg. Dazu gehören unter anderem Team-Workshops und individuelle Coachings. Auch wenn das im ersten Schritt zusätzlichen Aufwand bedeutet, zahlt sich diese Investition erfahrungsgemäß durch eine deutlich schnellere Umsetzung und ein höheres Mitarbeiter-Commitment nachhaltig aus.
Pantaenius: Die Frage „Digitalisierung in der Immobilienverwaltung – Fluch oder Segen?“ können Sie sicherlich mit „Segen“ beantworten, dennoch gibt es immer noch viele Verwalter, die es als große Herausforderung ansehen, ihre Prozesse gänzlich zu digitalisieren oder gar eine Verwaltung übernehmen, die alles andere als digital ist. Wozu raten Sie und was sind die ersten Schritte?
Angela Hartmann: Mein Rat: Anfangen – die ersten Schritte zählen. Wir empfehlen, zunächst die bestehenden Digitalisierungsangebote der eigenen Geschäftspartner zu nutzen. Diese lassen sich meist unkompliziert und mit überschaubarem Aufwand umsetzen und verschaffen erste zeitliche Entlastung. Damit entsteht Freiraum, um den nächsten Digitalisierungsschritt strategisch anzugehen.
Viele Unternehmen – etwa Abrechnungsdienstleister oder Versorger – investieren inzwischen viel Know-how, Zeit und Geld in leistungsfähige Plattformen speziell für Verwalter. Dieses Potenzial sollte man unbedingt nutzen. Sobald erste Erfolge sichtbar werden, steigt auch die Motivation, weiterzumachen.
Pantaenius: Wo setzen Sie zuerst an?
Angela Hartmann: Wir starten dort, wo Immobilienverwalter am meisten Zeit verlieren – bei den großen, alltäglichen Zeitfressern: der Kundenkommunikation, dem Durchlauf von Eingangsrechnungen inklusive Abrechnungserstellung, allem rund um Eigentümerversammlungen sowie der Bearbeitung von Versicherungsschäden.
Je nach eingesetzter Software lassen sich heute bis zu 95 % der Eingangsrechnungen automatisiert auslesen und vorkontieren. Zum Vergleich: Eine Verwaltung mit rund 70 Objekten verarbeitet im Jahr etwa 8.500 Eingangsrechnungen. Wenn sich pro Rechnung nur zehn Minuten einsparen lassen – und das ist realistisch – entspricht das fast einer vollen Arbeitskraft. Diese gewonnene Kapazität kann dann sinnvoll für wertschöpfende Aufgaben eingesetzt werden, sei es in der Kommunikation, Qualitätssicherung oder Weiterentwicklung des Unternehmens.
Pantaenius: Unser Fokus liegt natürlich besonders auf dem Thema Versicherungsmanagement. Die Bearbeitung von Versicherungsschäden empfinden viel Verwalter immer noch als „Zeitfresser“. Wie sind Ihre Erfahrungen in der Praxis und welche neuen oder zukünftigen Technologien können hier unterstützen?
Angela Hartmann: Die Bearbeitung von Versicherungsschäden birgt ein enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung – das wird in der Praxis oft unterschätzt. So wie Verwalter für ihre Kunden spezialisierte Fachanwälte hinzuziehen, empfehlen wir auch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Versicherungsmaklern für die Immobilienwirtschaft – wie dem Immobilienteam von Pantaenius.
In Kombination mit einer modernen Schadensplattform – also einem Kundenportal für Verwalter – und idealerweise einer bidirektionalen Schnittstelle zum CRM-System, lassen sich Bearbeitungsaufwände um bis zu 75 % reduzieren. Der große Vorteil: Der Verwalter muss nicht mehr jeden Schritt manuell begleiten oder koordinieren, sondern profitiert von einem digitalisierten, strukturierten Prozess.
Deshalb gehört dieser Bereich für uns zu den priorisierten Optimierungsfeldern. Wer hier Zeit einspart, gewinnt wertvolle Ressourcen für strategische Themen und weitere Digitalisierungsschritte.
Pantaenius: Vielen Dank, liebe Frau Hartmann. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und auf Ihre innovativen Impulse mit Sayao.
